Come scrivere una email efficace: le regole da seguire

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Probabilmente passi più tempo a pensare e a digitare email che a svolgere qualsiasi altra attività lavorativa. I flussi costanti di informazioni sono un pilastro del mondo digitale, ma da una grande accessibilità derivano grandi responsabilità. Per fortuna, ci sono molte regole e consigli che possono aiutare a semplificare questo processo e a garantire che il messaggio venga ricevuto esattamente come previsto. In questo post vogliamo svelarti come scrivere una email efficace con poche regole da seguire.

Insomma, ora accedi alla mail Alice e inizia a seguire il nostro schema punto per punto, vedrai che le tue comunicazioni saranno molto più rapide ed efficaci!

Sii breve e diretto

Il consiglio più importante per una comunicazione efficace via email è quello di essere brevi e diretti al punto. Se invii un’email che supera i due paragrafi, stai sbagliando, soprattutto se questo testo non è correttamente formattato.

La maggior parte delle e-mail non riceve lo stesso livello di attenzione che si riserva a un’e-mail più lunga che si sta leggendo. La maggior parte delle persone si limita a sfogliare un’e-mail e a farsi un’idea generale del suo contenuto.

Come fare dovendo scrivere una mail lunga? Dividi il testo in paragrafi, usa i grassetti, preferisci elenchi puntati. In questo modo faciliterai la lettura ma anche la risposta. Ricorda che la maggior parte delle persone legge la posta da schermi piccoli.

Non abbiate paura di usare le emoji

Le emoji non sono solo per i messaggi personali con gli amici. Possono contribuire a dare un tocco di colore alle vostre e-mail e a renderle più interessanti. Possono anche aiutarti a far capire il vostro punto di vista se non è stato comunicato correttamente.

Ad esempio, supponiamo che tu stia cercando di dare informazioni importanti a un collega su un progetto. Invece di inviargli una semplice e-mail, potresti ravvivarla con qualche emoji. Questo potrebbe rendere l’e-mail più piacevole da leggere e potrebbe ispirare una risposta più positiva da parte del collega.

Non abbiate paura del tasto “rispondi a tutti”

Alcuni potrebbero dire che non si dovrebbe mai usare il pulsante “rispondi a tutti”. Tuttavia, si tratta di un pulsante importante e non bisogna avere paura di usarlo. Se si invia un messaggio a un gruppo numeroso, a volte è più efficiente inviarlo a tutti in una volta sola. Non è necessario inviarlo a ogni persona singolarmente e attendere la risposta di ciascuno. Se le informazioni vengono inviate a molte persone, è probabile che alcune di esse non abbiano il tempo di leggere l’e-mail o la perdano completamente.

Non utilizzate maiuscole o punti esclamativi

Se sei tra coloro che usano il maiuscolo per far risaltare le vostre e-mail, devi rivedere il tuo approccio alla comunicazione via e-mail. L’uso eccessivo del MAIUSCOLO equivale a urlare al lettore attraverso l’e-mail. Questo fa sì che il lettore abbia la sensazione che gli stiate urlando contro e che siate frustrati dalla situazione. È improbabile che i lettori siano solidali con voi e si risentano invece del modo in cui hai comunicato con loro. L’uso eccessivo di punti esclamativi può essere irritante quanto l’uso eccessivo del CAPS LOCK. Questi due elementi sono molto facili da evitare, ma molte persone li usano per soffocare le loro e-mail. Se il lettore è frustrato nei vostri confronti, l’uso di questi elementi non farà che peggiorare la situazione.

Includere sempre un oggetto

Potrebbe sembrare un’ovvietà, ma è importante ricordarsi di includere l’oggetto dell’e-mail nel messaggio. Quando scrivi  una e-mail, potresti avere in mente un progetto o un compito particolare. Potresti anche scrivere per richiedere qualcosa di cui hai bisogno. Tuttavia, devi assicurarvi che il lettore capisca qual è la richiesta. Se invii un’e-mail con molte informazioni generali, rischi di confondere il lettore. Potreste non ottenere la risposta che vi aspettate e perdere tempo in attesa di risposte.