Nelle aziende manifatturiere e negli studi di progettazione la precisione è il metro con cui si misura la qualità del lavoro. Ogni giorno gli uffici tecnici devono gestire una mole impressionante di dati: disegni CAD, manuali d’uso, certificazioni, schede di produzione e distinte base. Spesso però la realtà quotidiana è fatta di rincorse all’ultima versione di un file che sembra sparito o di dubbi su quale sia il manuale corretto da inviare a un cliente. Dobbiamo però considerare l’altro lato della medaglia: ogni minuto perso a cercare un documento, o peggio, a produrre un pezzo basandosi su un disegno vecchio, è un costo diretto che pesa sui margini dell’impresa e ne rallenta la crescita.
Cosa possiamo fare concretamente per adattarci al mondo del lavoro? Puntare a una strategia di gestione documentazione tecnica efficace. Negli ultimi anni abbiamo visto come la tecnologia sia diventata il braccio destro degli uffici tecnici, con sistemi intelligenti che servono a riprendere il controllo del proprio tempo e della qualità del lavoro consegnato.
L’evoluzione del lavoro nell’ufficio tecnico moderno
Il modo di progettare e produrre è cambiato profondamente. Una volta il disegno tecnico restava chiuso tra le mura dell’ufficio, magari salvato in un server locale o stampato in poche copie per l’officina. Oggi la documentazione deve essere fluida e accessibile ovunque. Un tecnico in cantiere o un installatore presso la sede di un cliente devono poter consultare i manuali e i disegni dal proprio tablet senza dover attendere l’invio di una email: una necessità di mobilità che ha trasformato radicalmente il workflow aziendale.
La tecnologia e i software di gestione documentale sono entrati a supporto del processo per rendere il lavoro più sicuro. Il passaggio dai vecchi archivi alle piattaforme centralizzate segna il confine con una nuova realtà, dove poter contare su un sistema in cui ogni documento è classificato ed è soprattutto facilmente reperibile, così da affrontare le sfide di un mercato sempre più esigente.
Centralizzare i disegni CAD per un controllo totale delle versioni
Approfondendo nel dettaglio l’ambito ingegneristico e di progettazione, scopriamo che i disegni vettoriali sono entità vive che attraversano fasi di revisione continue, aggiornamenti iterativi e modifiche dell’ultimo minuto dettate dalle necessità della produzione. Gestire questi file tramite semplici cartelle condivise è un rischio enorme: è sufficiente una distrazione per sovrascrivere un file importante o per lavorare su una versione superata del progetto.
Esistono, però, alcune piattaforme avanzate com LogicalDOC, con un’integrazione perfetta per la gestione di questi file, la cui funzionalità più preziosa è senza dubbio il controllo delle versioni: ogni singola modifica viene tracciata automaticamente, conservando l’intera cronologia del documento. Sapere chi ha approvato una variante, quando è stata fatta e poter tornare indietro in un secondo alla versione precedente ci assicura una trasparenza totale. Inoltre, è sempre possibile avere la possibilità di visualizzare anteprime dei disegni CAD , per consultare i dati necessari in modo rapido e autonomo.
Il nuovo modo di vivere la gestione dei documenti tecnici
Poter contare su flussi di lavoro configurabili all’interno di un sistema documentale rende tutto più snello; vale anche per i manuali tecnici, che sono il primo biglietto da visita di un macchinario o di un componente. Se le informazioni sono confuse, datate o non corrispondono alla versione esatta del prodotto consegnato, la percezione della professionalità aziendale viene inevitabilmente intaccata. Ritorniamo su un punto importante, ed è quello della tracciabilità: report, protocolli e certificazioni devono essere archiviati in modo da poter essere recuperati istantaneamente in caso di audit o controlli di qualità.
Questa nuova struttura del workflow aziendale serve anche a proteggere l’azienda da eventuali contestazioni, poiché la trasparenza dei dati è ormai tra i pilastri su cui costruire rapporti di fiducia duraturi con i partner e con i clienti più esigenti, che vedono nella gestione ordinata della documentazione una garanzia di affidabilità del fornitore.
Digitalizzare e organizzare l’ufficio tecnico è una visione imprenditoriale, perché si investe nella serenità di chi lavora, così da eliminare qualsiasi stress derivato dalla ricerca di informazioni importanti per svolgere il proprio lavoro. Perché, soprattutto oggi, nel mondo delle nuove tecnologie che corre veloce, una delle strategie che funziona sempre per rimanere competitivi riguarda l’organizzazione: avere il documento giusto al posto giusto e nel momento giusto cambia le sorti di tutto.
